E-Rechnungspflicht: Fristen, Formate und der einfache Umstieg mit Lexware
Seit 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Versand wird nach und nach eingeführt. Das soll den Rechnungsprozess effizienter und transparenter machen und den Verwaltungsaufwand senken: schnellere Bearbeitung, weniger Fehler, weniger Papier.
Viele Unternehmen erstellen ihre Rechnungen noch mit Word oder Excel und stehen jetzt vor der Aufgabe, auf ein gesetzeskonformes System umzustellen. Als Lexware Gold Partner zeigen wir Ihnen, was die E-Rechnungspflicht für Ihren Betrieb bedeutet und wie der Umstieg mit Lexware unkompliziert gelingt.
E-Rechnungspflicht: 3 Fristen, die Sie kennen sollten
Die Regelung gilt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Sie kommt in drei Stufen:
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang, die Rechnung muss aber unverändert archiviert werden.
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
Dann gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen. Bis dahin dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiter verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
Was ist eine E-Rechnung? Die Formate XRechnung und ZUGFeRD
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Programme automatisch einlesen können. Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung.
Reines XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Menschen nur mit einem Anzeigeprogramm lesbar, für Software ideal.
Hybridformat: eine PDF-Datei zum Lesen mit eingebetteten XML-Daten für die Verarbeitung. Für die meisten Betriebe im Alltag die praktischste Variante.
In 3 Schritten die E-Rechnungspflicht erfüllen
Vom Empfang bis zur ersten eigenen E-Rechnung: So gehen Sie den Umstieg ohne Umwege an.
Empfang organisieren
Legen Sie fest, an welches Postfach E-Rechnungen gehen, und archivieren Sie sie unverändert und revisionssicher. Mit ecoDMS laufen E-Rechnungen, Scans und PDF-Belege an einer Stelle zusammen.
Programm wählen
Wer noch mit Word oder Excel arbeitet, braucht eine Software, die E-Rechnungen erstellt. Für kleine Betriebe ist Lexware Office in der Cloud die einfachste Wahl, für Warenwirtschaft und mehrere Arbeitsplätze die Lexware Desktop-Programme.
Einrichten und schulen
Wir richten E-Rechnungsformat, Versand und Belegeingang mit Ihnen ein. Im Onlinekurs und in unseren Veranstaltungen lernen Sie, wie die E-Rechnung im Lexware Alltag funktioniert.
Partner-Aktion
Lexware Office 3 Monate kostenlos!
Rechnungen, E-Rechnungen und Belege in der Cloud, ohne Installation. Über unseren Partnerlink testen Sie das Programm 3 Monate ohne Kosten.
Onlinekurs: E-Rechnung in Lexware
In unserem Onlinekurs „E-Rechnung in Lexware“ lernen Sie alles, was Sie über die neuen gesetzlichen Anforderungen und die praktische Umsetzung wissen müssen. Wir erläutern die Vorteile der E-Rechnung, stellen die Formate XRechnung und ZUGFeRD vor und geben Ihnen Tipps zur Einrichtung in Ihrem Lexware Programm. Der Kurs wird bei Updates zeitnah aktualisiert, sodass Sie immer den neuesten Stand Ihrer Software kennen.
49,- € zzgl. MwSt.
Hier geht es zum KursHäufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret für mein Unternehmen?
Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen, verarbeiten und unverändert aufbewahren können. Je nach Umsatz müssen Sie ab 2027 oder spätestens ab 2028 Ihre eigenen Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten nach der Norm EN 16931, zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD. Eine reine PDF-Datei oder ein Scan gilt als sonstige Rechnung und darf nur noch in der Übergangszeit mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer und Privatkunden?
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber vom Ausstellen befreit. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
Kann ich mit Lexware E-Rechnungen erstellen und empfangen?
Ja. Sowohl die Lexware Desktop-Programme als auch Lexware Office erstellen E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung und lesen eingehende E-Rechnungen ein. Wir richten das Format und den Versand mit Ihnen ein.
Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Unverändert und revisionssicher nach den GoBD, der strukturierte Datenteil muss im Original erhalten bleiben. Ein Dokumentenmanagement wie ecoDMS übernimmt das automatisch und macht jeden Beleg per Volltextsuche wiederauffindbar.
Ich schreibe Rechnungen noch mit Word oder Excel. Was jetzt?
Spätestens zum Start Ihrer Versandpflicht brauchen Sie ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt. Im kostenlosen Beratungstermin klären wir, ob Lexware Office oder ein Lexware Desktop-Programm zu Ihnen passt, und zeigen den einfachsten Weg für den Umstieg.
Wo bekomme ich Hilfe beim Umstieg auf die E-Rechnung?
Bei uns: im kostenlosen Beratungstermin zur E-Rechnungspflicht, im Onlinekurs „E-Rechnung in Lexware“, in der Online-Infoveranstaltung und bei konkreten Fragen im Support Termin per Fernwartung.
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