ecoDMS Partner: Dokumente digital archivieren und in Sekunden finden
Rechnungen, E-Mails, Verträge und Scans an einem Ort, sicher archiviert und per Volltextsuche sofort wieder da: Das ist ecoDMS, das Dokumentenmanagement für kleine und mittlere Unternehmen. Als ecoDMS Partner in Offenbach planen wir die Einführung, richten das Archiv ein und schulen Ihr Team.
Und weil wir gleichzeitig Lexware Gold Partner sind, verbinden wir ecoDMS mit Ihrer Buchhaltung: Eingangsrechnungen landen aus dem Archiv direkt in Lexware, Ausgangsbelege aus Lexware automatisch im Archiv.
Ihre Vorteile mit ecoDMS: 4 gute Gründe
Weniger Papier, klare Strukturen und Abläufe, die von selbst laufen. Das bringt Ihnen das Archiv im Alltag, eingerichtet von Ihrem ecoDMS Partner:
Volltextsuche und Filter über alle Dokumente: Das richtige Schreiben ist in Sekunden auf dem Bildschirm, nicht nach zehn Minuten im Ordnerschrank.
Klassifizierungsvorlagen erkennen Absender und Inhalt, legen das Dokument im richtigen Ordner ab und setzen Status und Dokumentart.
Unterstützt die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung (GoBD) und DSGVO-konformes Arbeiten. Jede Version bleibt nachvollziehbar.
Mit unserem Tool LexEco buchen Sie freigegebene Eingangsrechnungen aus dem Archiv in Lexware und archivieren Ausgangsbelege automatisch zurück.
6 Einsatzbereiche: von der Eingangsrechnung bis zur Betriebsprüfung
Ein Archiv für alles, was im Unternehmen an Dokumenten anfällt:
Was wir als ecoDMS Partner für Sie tun: 5 Schritte
Von der ersten Analyse bis zur laufenden Betreuung aus einer Hand, vor Ort im Rhein-Main-Gebiet oder per Fernwartung.
Analyse & Planung
Welche Dokumente kommen woher, wer braucht Zugriff, welche Abläufe sollen automatisch laufen? Wir planen das Archiv passend zu Ihrem Alltag.
Einrichtung & Integration
Installation, Benutzer und Rechte, Anbindung von Scanner, Mailprogramm und Buchhaltung. Alles aus einer Hand von Ihrem ecoDMS Partner.
Datenübernahme
Bestehende Ordner und Dateien übernehmen wir sauber und strukturiert in ecoDMS, damit Sie vom ersten Tag an alles an einem Ort haben.
Automatisierung
Klassifizierungsvorlagen und Regeln, damit wiederkehrende Vorgänge wie Eingangsrechnungen von selbst richtig abgelegt werden.
Schulung & Support
Praxisnahe Einweisung für Ihr Team und zuverlässige Hilfe im laufenden Betrieb, telefonisch, per Ticket oder Fernwartung.
Wann ecoDMS Sinn macht
Papierordner, Netzlaufwerk und Postfach sind drei Ablagen zu viel. Ein Archiv mit Volltextsuche beendet das Suchen.
Seit 2025 kommen Rechnungen als XML oder ZUGFeRD. Die Pflicht zur unveränderten Aufbewahrung erfüllt ecoDMS automatisch.
Freigegebene Rechnungen aus dem Archiv werden mit Belegbild in Lexware gebucht, auf Wunsch mit KI-Kontierung.
Rechte je Ordner und Benutzer, Versionen und Status: Jeder sieht, was er sehen darf, und immer die aktuelle Fassung.
Häufige Fragen zu ecoDMS
Was ist ecoDMS?
Ein Dokumentenmanagementsystem aus Deutschland für die digitale Archivierung: Scans, PDF-Dateien, E-Mails und Office-Dokumente werden erfasst, klassifiziert, per Volltext durchsuchbar gemacht und revisionssicher aufbewahrt. Wir sind ecoDMS Partner und betreuen Sie von der Einführung bis zum laufenden Betrieb.
Für welche Unternehmen eignet sich ecoDMS?
Für kleine und mittlere Unternehmen, Handwerksbetriebe, Kanzleien und Praxen, die ihre Ablage digital und rechtssicher organisieren wollen. Ob ein Arbeitsplatz oder zwanzig: Als ecoDMS Partner planen wir die Einführung passend zu Ihren Abläufen.
Wo liegen meine Dokumente?
Auf Ihrem eigenen Server oder NAS in Ihrem Haus, nicht in einer fremden Cloud. Die Dokumente werden verschlüsselt abgelegt, der Zugriff läuft über den ecoDMS Client, den Browser oder die App. Eine Datensicherung richten wir gleich mit ein.
Ist die Archivierung mit ecoDMS revisionssicher?
ecoDMS unterstützt die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung nach den GoBD: Dokumente bleiben unverändert erhalten, Änderungen werden als Versionen protokolliert. E-Rechnungen werden mit ihrem strukturierten Datenteil im Original aufbewahrt.
Wie kommen Eingangsrechnungen aus ecoDMS nach Lexware?
Mit unserem Tool LexEco: Die Rechnung wird in ecoDMS klassifiziert und freigegeben, LexEco legt sie mit Belegbild als Buchung in Lexware an. In die andere Richtung archiviert LexEco Rechnungen, Angebote und Lieferscheine aus der Lexware Warenwirtschaft automatisch im Archiv.
Können mehrere Firmen in einem Archiv geführt werden?
Mit ecoDMS ONE ja, über eine Ordnerstruktur: je Firma ein Hauptordner, die Zugriffsrechte werden über die Ordner vergeben. Sollen die Firmen mit eigenem Archiv und eigener Sicherung vollständig getrennt sein, empfehlen wir getrennte Installationen. Das klären wir im Erstgespräch.
Können Sie unsere bestehenden Dateien übernehmen?
Ja. Vorhandene Ordnerstrukturen vom Netzlaufwerk übernehmen wir in ecoDMS, inklusive Texterkennung, damit auch alte Scans durchsuchbar werden. Papierbestände scannen Sie nach und nach oder lassen sie digitalisieren.
Wie starten wir?
Mit einem kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten mit Ihrem ecoDMS Partner: Wir klären Dokumentquellen, Abläufe und Quick-Wins, konkret und unverbindlich. Danach erhalten Sie ein Angebot für Einrichtung, Datenübernahme und Schulung. Oder Sie besuchen unsere Infoveranstaltung zu E-Rechnung, Archivierung und KI-Kontierung.
Welche ecoDMS Lösung passt zu Ihnen?
In 30 Minuten klären wir als ecoDMS Partner Quellen, Abläufe und Quick-Wins, unverbindlich und konkret.