LexEco – ecoDMS und Lexware automatisch verbinden

Die Rechnung wird wie gewohnt in ecoDMS archiviert und klassifiziert, zum Beispiel aus dem Scanner oder dem Mailprogramm. Sobald das Prüffeld gesetzt ist, liest eco2Lex die Klassifizierungsfelder aus, legt die Buchung mit Belegbild in der Lexware-Buchhaltung an und setzt in ecoDMS den Status „gebucht“ samt Buchungsdatum. Zusätzlich wird der Beleg als PDF mit einer CSV-Kontrolldatei abgelegt.

Aus den Klassifizierungsfeldern in ecoDMS. Welche Felder Lieferant, Gegenkonto, Betrag, Steuerschlüssel, Belegnummer, Kostenstelle oder Buchungstext liefern, ordnen Sie einmalig in eco2Lex zu. Die Feldlisten kommen live aus ecoDMS, Tippfehler sind damit ausgeschlossen.

Ja, das ist der Normalfall. Gebucht wird nur, was im Prüffeld in ecoDMS markiert ist. Wann Sie das Häkchen setzen, entscheiden Sie: direkt bei der Aufnahme oder erst nach einer sachlichen Prüfung. Zusätzlich lässt sich ein Status vor dem Buchen als Filter nutzen, etwa „freigegeben“.

Ja. Das Belegbild hängt an der Buchung, und auf Wunsch schreibt LexEco den ecoDMS-Beleglink in die Notiz der Buchung. Damit öffnen Sie das Original direkt aus Lexware heraus in ecoDMS. Wer kein Belegbild in Lexware möchte, überträgt nur die Buchungsdaten.

Alle Belegarten der Warenwirtschaft, einzeln wählbar: im Verkauf Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Sammelrechnung, Abschlagsrechnung, Proformarechnung, Gutschrift und Storno, im Einkauf Bestellanfrage, Bestellung, Wareneingang, Eingangsrechnung, Rücksendung und Lieferantengutschrift, für Lexware Handwerk zusätzlich Kostenvoranschlag, Serviceauftrag, Teil- und Schlussrechnung. Mit der Option „Nur finale Dokumente“ wird je Auftrag nur der festgeschriebene Beleg übertragen.

Beides ist möglich. Bei der direkten Archivierung legt Lex2eco den Beleg mit Zielordner, Dokumentart und Klassifizierungsvorlage ab, die Dokumentart kann automatisch der Auftragsart folgen, sodass ein Angebot als „Angebot“ archiviert wird. Lexware-Felder wie Belegnummer, Datum, Kunde und Betrag werden in die ecoDMS-Klassifizierungsfelder geschrieben, auf Wunsch mit Präfix oder in mehrere Felder gleichzeitig. Alternativ landen die Belege in der Inbox zur manuellen Klassifizierung.

Ja. Der Abgleich zwischen ecoDMS und Lexware startet über die Windows-Aufgabenplanung zeitgesteuert im Silent-Mode, eco2Lex und Lex2eco jeweils mit eigenem Zeitplan, zum Beispiel alle 15 Minuten oder jede Nacht. Nach jedem Lauf erhalten Sie auf Wunsch einen Bericht per E-Mail, per SMTP oder über ein Microsoft-365-Konto. Für mehrere Firmen legen Sie getrennte Profile an.

LexEco nutzt die ecoDMS-API. Empfohlen ist ecoDMS One, weil ecoDMS Business nur 10 API-Zugriffe pro Monat und Lizenz erlaubt, was für den laufenden Betrieb nicht ausreicht. Der API-Dienst muss in ecoDMS aktiviert sein, der verwendete ecoDMS-Benutzer braucht Rechte zum Archivieren und Klassifizieren. Die Diagnose in LexEco zeigt Version und Rechte an.

LexEco ist die direkte Verbindung zwischen ecoDMS und Lexware. Wer ein anderes Dokumentenmanagementsystem einsetzt, exportiert Belege mit Lex2File als PDF-Dateien in Ordner und importiert Buchungen mit File2Lex aus DATEV- oder CSV-Dateien. csv2Lex erzeugt Aufträge aus CSV- und Excel-Dateien. Alle Tools nutzen dieselbe offizielle Lexware-Schnittstelle.

Ja. Über den Button „Testversion runterladen“ oben auf dieser Seite erhalten Sie eine kostenlose Testversion, um die Verbindung von ecoDMS und Lexware mit Ihren eigenen Belegen auszuprobieren. Bei Fragen zur Einrichtung helfen wir Ihnen gerne.